采购子系统的运作与带来的效益

上节对采购业务的内容做了分析，本节继续对采购业务在ERP系统中的实现加以详细描述。注意对照图8.1与图8.2。现对采购子系统的运作流程进行分析。

1．建立供应商资源

首先建立供应商档案，同时对首选、次选等供应商加以分类，并建立供应商的供应物品明细（品种、价格、供应期、运输方式等），资料最终必须进行确认才有效。系统在执行采购订单下达时，要读入相应的供应商资料。供应商资料是采购子系统的基本资料，并且还要初始化供应商的有关账务资料。初始化完成之后才能处理采购业务。

2．生成采购计划

根据MRP的物料需求计划及库存子系统生成的物料需求（订货点控制、订货周期控制等生成的请购计划）来生成采购计划（或采购建议订单），并综合考虑物料的订货批量、采购提前期、库存量、运输方式以及计划外的物料申请，进行系统自动物料合并，也可以人工干预和修改。另外，有些原材料的采购提前期很长（有的进口件要半年以上的采购周期），因此有可能超过主生产计划制订周期。这类采购的采购计划应经过销售、财务与计划等部门的综合讨论与评估来确定所需的数量和时间，然后制订材料的中期或长期采购计划。

3．询价及洽谈

该过程是落实采购订单的采购供应商。采购业务人员广泛利用市场的采购供应资源，进行价格咨询并商谈有关交货数量、交货期、质量要求与技术要求，落实每种物料的供应商。对新开发的供应商资源还要进行供应商的认证过程，经过相应的评审并合格后才能作为许可采购的供应商。

4．生成用款计划

生成采购计划后，系统自动生成用款计划，并根据询价结果进行维护。由财务部门对用款计划进行确认，之后反馈意见给采购部门。

5．下达订单

根据订货批量、采购提前期、库存量、运输方式、用款计划以及计划外的物料申请进行物料合并，生成采购订单，并经过确认后即可进行订单输出，最后下达给供应商，也可以网上发布订单。对于临时追加的采购任务，可以通过与供应商协商直接下达采购订单。

6．采购订单跟催

采购业务人员对下达的采购订单按计划进行跟踪，系统可以设置跟踪的时间周期，形成订单跟催计划。在跟催过程中，要了解供应商的生产进度及质量情况，并及时对供应商给予支持。

7．来料验收

由采购业务员对来料按订单与发票进行验收，并录入收货单与发票。也可以根据系统集成的特点与企业的实际流程，直接由来料检验人员（或物料管理员）对来料按订单验收，并对不按计划交货的供应商进行管理控制（拖期、提前）。至于什么样的流程是最合适的，可参考本书的业务流程重组一章。

8．结账与费用核算

结账付款工作应由采购部门配合财务部门来完成，并根据物料的采购结算单据和对采购各种费用的分摊，计算出物料的采购成本。

9．采购订单结清

在采购订单交货、收货、入库、付款和考核后，要及时结清采购订单。有些系统有自动结清功能，并可以设置结清的类型：交货、收货、入库、付款、考核等结清方式。一般系统按付款结清的方式处理。也可以进行强制结清。

10．系统基础数据维护

采购子系统的基本数据有采购员资料、供应商资料、采购提前期以及业务流程设置。对这些数据应及时加以维护。